مسؤول استقبال

وصف وظيفي مختصر: يتولى مسؤول الاستقبال استقبال الزوار والعملاء، الرد على المكالمات، وتوجيههم للأشخاص

المعنيين. بينما يقوم مساعد مدير المكتب بتنظيم الاجتماعات، جدولة المواعيد، أرشفة

المستندات، وإعداد التقارير، مع تقديم الدعم في غياب المدير. يتطلب الدور مهارات

تواصل قوية وإتقان استخدام برامج الحاسب ومعدات المكتب.

المسؤوليات:

1- استقبال الزوار والعملاء:

• استقبال الزوار والعملاء والترحيب بهم،وتحديد مطالبهم وتوجيههم إلى الشخص المعني.
• تزويد الزوار بالمعلومات المطلوبة وإبلاغ المعنيين عن المراجعين.
• تنظيم دخول وخروج المراجعين، الضيوف، وعمال الصيانة والنظافة، وتسجيل بياناتهم في السجلات الخاصة.

2- الرد على المكالمات الهاتفية:

• استقبال المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات أو التحويل إلى الأشخاص المعنيين.
• إجراءالاتصالات الداخلية للحصول على المعلومات عند الحاجة.

3- تحضير قاعة الاجتماعات:

• تحضير قاعة الاجتماعات لاجتماعات الرئيس التنفيذي بشكل يومي.
• مشاركة نسخة من جدول الاجتماعات مع المعنيين.
• مساعدة في طباعة المستندات الخاصة بالاجتماع.

4- أرشفة المستندات:

• أرشفة المستندات الورقية المهمة الخاصة بمكتب الرئيس التنفيذي لسهولة الوصول إليها عند الحاجة.

5- الدعم في جدولة المواعيد:

• دعم في جدولة المواعيد وتنظيمها.
• استقبال ضيوف المكتب التنفيذي وتوجيههم إلى الأماكن المخصصة.

6-  إعداد التقارير:

• إعداد تقارير دورية أو تقارير خاصة حسب الحاجة.
• متابعة الأعمال اليومية وتحضير التقاريرالمتعلقة بالمشاريع أو الاجتماعات.

7- الدعم أثناء غياب مدير المكتب التنفيذي:

• توفير الدعم اللازم للرئيس التنفيذي في حال غياب مدير المكتب التنفيذي بسبب الإجازات المرضية أو السنوية.
• ضمان استمرارية الأعمال في غياب مديرالمكتب، بما في ذلك متابعة الاجتماعات والمواعيد.

8- الالتزام بالإجراءات والسياسات:

• الالتزام التام بالأدلة الإجرائية والسياسات والإجراءات المنظمة والتقيد بها في جميع المهام.

9- حجز وتنظيم جدول الاجتماعات:

• حجز وتنظيم غرف الاجتماعات لضمان فعاليتها، مع مراعاة المواعيد وتنظيم الموارد.

10- تنفيذ المهام الأخرى:

• تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل الرئيس المباشر لضمان سير العمل بسلاسة.

المؤهلات والمتطلبات التعليمية:

دبلوم في الإدارة أو مجال مشابه، أو شهادة الثانوية العامة.

 خبرة لا تقل عن سنتين في نفس المجال.

 إتقان اللغة الإنجليزية.

إتقان استخدام برامج الحاسب ومعدات المكتب.

مهارات شخصية قوية ومظهر احترافي.

مهارات قوية في الاتصال الكتابي والشفهي. 

الحرص على التواجدية والالتزام بساعات الدوام الرسمية نظراً لموقعه الحساس في الشركة.

مؤشرات الاداء:

 انخفاض شكاوى المتعاملين.

 نسبة توفر المعلومات والمطبوعات.

 سرعة الرد على استفسارات المراجعين.

 نسبة الرضا والالتزام بمعايير الدخول والخروج.

 سرعة الاستجابة لتنفيذ التكليفات.